Cela fait un moment que vous n’avez pas organisé une remise à niveau d’envergure. Vous pouvez bénéficier des conseils avisés prodigués par des vétérans informatiques qui ont survécu aux changements provoqués par l’installation d’un nouveau système d’exploitation.
Pour de nombreux responsables, administrateurs et même utilisateurs d’informatique, Windows 7 sera peut-être la toute première occasion de se voir confronté à la migration vers un nouveau système d’exploitation client (SE). Pour les vétérans des technologies de l’information qui ont à leurs actifs une ou plusieurs migrations de système d’exploitation, cette « expérience d’apprentissage spéciale » commence à dater.
Alors qu’a bien des égards l’environnement informatique a changé depuis la dernière mise à jour du SE de votre entreprise – tels que le support pour un nombre accru de navigateurs, davantage de conformité et de règlements, le SaaS, l’informatique en nuages - quelques vérités sous-jacentes tels que les pièges et les mises en garde sont toujours d’actualité.
Voici quelques « enseignements tirés » et des recommandations provenant de vétérans informatiques qui ont survécu aux précédentes vagues de migration de SE. Si vous êtes déjà passé par là, ce que vous allez lire pourra vous paraître familier. Mais il y a fort à parier que vous découvrirez soit quelque chose que vous n’avez pas fait lors des migrations précédentes soit quelque chose que vous avez inconsciemment oublié.
Sortez le nouveau matériel
Si vous avez du matériel qui est relativement nouveau, il est tentant de le réutiliser. Cela peut être significatif pour les utilisateurs particuliers et les utilisateurs d’entreprises familiales ou de petites entreprises (SOHO). Mais pour les entreprises plus importantes, le consensus affirme le contraire.
« Il ne faut surtout pas faire de mise à niveau en interne sur les systèmes actuels », conseille Beth Cohen, présidente du cabinet de conseil en informatique Luth Computer Specialists. Cohen a supervisé les migrations SE depuis Windows NT et Novell NetWare en qualité de directrice de l’ingénierie des TI auprès de BBN ; elle a également exercé en qualité de PDG/directrice technique de plusieurs start-ups. « Il faut plutôt remplacer le matériel et faire installer un tout nouveau système ».
Pourtant, Harold Mann, président de la société de conseil informatique Mann Consulting, souligne : « Si vous avez dans le passé organisé vos raccourcis ou vos barres de tâche de manière spécifique, cette approche ne donnera rien de bon ».
Tester : la version pilote avant le déploiement en masse
Il va de soi que tout nouveau système d’exploitation doit être testé sur des ordinateurs représentatifs – tous les administrateurs expérimentés le savent très bien. Ces derniers soulignent que les entreprises doivent non seulement tester la configuration du matériel, mais également les applications, les périphériques et les configurations.
« Il faut toujours prendre un ordinateur et préparer un scénario en termes de tests, autrement dit, tester l’ensemble des paramètres auxquels vous pouvez pensez », dit Dan Bent, un technicien TI auprès de Benefit Administrative Systems, qui exerce ce métier depuis 1991 et qui s’est spécialisé en mise à niveau SE, y compris MS-DOS, Windows 3, NetWare, Unix et Linux.
« L’historique de votre matériel ou ses caractéristiques propres peuvent faire en sorte que les lecteurs nécessaires n’existent pas », souligne Bent. « Cela m’intéresserait par exemple de tester votre matériel s’il date de l’époque de Windows type x386 et qu’il nécessite un pilote spécifique ou des logiciels plus anciens et rares sur le marché ou encore s’il est doté d’applications maison ou personnalisées ».
« Dans certains cas, les éditeurs de logiciels refusent de dire si leurs applications fonctionnent, par conséquent, il vous revient de faire vos propres tests et de vérifier toutes les options ! », rappelle Chris De Herrera, administrateur TI depuis plus de 20 ans, connu pour son travail sur les systèmes portatifs et mobiles. « Les questions communes que nous rencontrons portent sur la compatibilité des logiciels avec le matériel spécifique à notre activité. La plupart des fabricants de matériel étaient en retard lorsqu’il fallait certifier leur lecteurs et applications avec le dernier SE ». Êtes-vous prêt à parier que cela à changé ?
Pour tester, vous avez besoin d’effectuer votre inventaire TI, souligne Nick Beaugeard, directeur général de Hubone. Dans un poste précédent qu’il a occupé auprès d’une autre compagnie, il a été responsable du déploiement de plus de 1,5 millions versions de Windows 95, Windows NT4, Windows 2000 et Windows XP pour des grandes entreprises. « Déployer sans prendre la peine de faire un inventaire est un échec quasi garanti », dit-il. Beaugeard conseille également de ne pas faire d’inventaire manuel ni d’utiliser de logiciel automatisé.
La migration de tous les systèmes
Une approche progressive ? Bah ! Vous cherchez donc à finir avec le moins de versions et d’environnements possibles », dit Cohen. « Décidez-vous à mettre en place un système d’exploitation, une version et ne nagez pas entre deux eaux pendant des lustres ».
Dans la même optique, il faut que le système soit simple, conseille Beaugeard. « L’installation par défaut est la meilleure. Elle a tendance à être la configuration la plus testée, la plus solide et la plus sûre d’un système d’exploitation. C’est celle que la majeure partie des utilisateurs ont chez eux et cela n’empêche pas que leurs systèmes fonctionnent sans coûts informatiques exorbitants, non ? Il faut viser un système qui doit fonctionner autant que possible « par défaut » et remettre en question toutes les déviations pouvant survenir ». Beaugeard conseille également de ne pas trop suréquiper l’ordinateur. « Les modifications et les personnalisations multiples du registre ne servent qu’à déstabiliser le système d’exploitation, entraînant des coûts de supports considérables ».
Planifier et organiser dans le temps
« Une migration réussie du SE repose sur la planification du projet dans une perspective commerciale », affirme Bent de Benefit Administrative Systems. « Une fois que vous vous avez testé le système d’exploitation et que vous êtes sûr qu’il fonctionnera dans votre environnement, il sera alors temps de gérer le projet ». Il convient de planifier une période appropriée d’indisponibilité pour achever la migration (y compris les mises à niveau du matériel) ou de prévoir le bon moment pour déployer le SE sur de nouveaux systèmes. Ce n’est qu’après ces étapes qu’il faudra déployer les systèmes. « Le succès repose sur la planification de la période d’indisponibilité qui doit être limitée … et sur la résolution des problèmes pouvant survenir en cours », dit Bent.
« En donnant aux utilisateurs de nouveaux ordinateurs, il faut récupérer toutes leurs données. Sachez que les utilisateurs ne stockent ou n’enregistrent pas toujours leurs données dans les lieux recommandés ou par défaut. Pensez à tout ce qu’ils ont sur leurs disques durs locaux », explique Bent. « C’est à ce moment que l’application des politiques de réseaux locaux entre en jeu, par exemple, s’ils ont correctement sauvegardé les données stockées … sauvegardé et stocké sur le réseau de manière appropriée, la migration se fera sans heurts. Autrement, oops, attention à telle application ou à certains fichiers de données ».
Il s’agit de vos utilisateurs
« Rappelez-vous du facteur « WIIFM » (‘What’s In It For Me? – Qu’est-ce que j’y gagne ?) », explique Bob Coppedge, président de Simplex-IT LLC. « Si votre migration n’est pas un avantage et un acquis explicite pour les personnes les plus concernées, vous allez vivre des moments difficiles ».
« Attendez-vous à la réticence de certains utilisateurs », affirme Jason McKinney, administrateur système/réseau et responsable informatique depuis plus de 15 ans. « Nombreux sont ceux qui résisteront parce que c’est un changement. Pour chaque personne qui aura adopté le système assez tôt et qui est sera impatiente de voir les nouveaux produits, il y en aura trois qui non seulement préfèreront l’ancien système, mais regretteront le bon vieux temps en râlant ».
Les désagréments pour l’utilisateur pourront provenir de quelques modifications mineures qui ne porteront pas à conséquence, comme la façon dont la barre des tâches se présente. «À une occasion, un cadre haut placé s’est fâché parce que le son du bip avait changé », se souvient Mann de Mann Consulting.
« Préparez vos utilisateurs au changement », dit l’architecte TI et ancien administrateur système chez Ernest Lilley. Cela signifie que vous devez identifier ce qui va changer pour eux. Il se demande « De quelle manière une migration de SE – ou toute mise à niveau – va-t-elle changer radicalement la gestion informatisée de tâches pour l’utilisateur ? Quels seront les coûts humains du changement ? ». Par exemple, le passage à Office 2007 a été un cauchemar, parce que la perception du logiciel avait changé », souligne-t-il. « Il faut trouver la manière d’informer les utilisateurs, de connaître les coûts et … d’être prêt à leur venir en aide quand ils rencontrent des problèmes ».
Les bons outils contribuent à aider
«Ne sous-estimez pas la puissance des méthodes de transfert de fichier sans réseau », affirme McKinney. «Les outils à distance sont remarquables et peuvent s’avérer essentiels pour réaliser un déploiement avec des effectifs réduits, mais parfois il faut être présent. Qu’il s’agisse du câblage ou du matériel – vous devez voir ce qu’ils voient ».
« Il faut toujours utiliser l’automatisation », explique Beaugeard de Hubone, qui estime que l’installation manuelle est généralement une mauvaise idée. De nombreux outils facilitent le processus, y compris les solutions gratuites de Microsoft. Toutefois, Beaugeard met en garde que « les outils automatisés ne sont pas sans risque, cependant, j’ai eu vent de certaines péripéties dans une agence gouvernementale australienne qui a mis à niveau la fonction « Actualiser » de Windows 2000 vers Windows XP pour toutes ses machines de manière accidentelle ».
Les choses se passeront mal
« Munissez-vous de scénarios relatifs à la redondance et à sécurité », dit Bent. « C’est dans ce domaine que vos meilleures pratiques et votre adhésion à ces éléments porteront leurs fruits. Si des données et des applications essentielles sont sur le réseau, au moins vous ne les perdrez pas si un poste de travail vous lâche temporairement ».
« Il faut accepter le fait qu’aucune migration n’est parfaite, vous serez susceptibles de perdre des signets, des paramètres, etc. », dit Lilley. « Dans toute cette affaire, ma préoccupation majeure porte sur la perte potentielle de données ».
« Ne négligez pas « l’accompagnement », rappelle Coppedge de Simples-IT. « Soyez remarquable dès le départ. Ne vous vantez pas et portez tout le blâme. Et n’oubliez pas d’informer les utilisateurs tout au long du processus ».
Par ailleurs, la meilleure attitude que tout responsable TI bien informé doit prendre est de rester patient, suggère Frank Koehl, fondateur de Fwd:Vault. « La majorité des responsables informatiques devraient attendre entre trois et six mois avant de mettre en route un nouveau SE, afin de permettre au marché de résoudre les questions les plus menaçantes, même si j’ai connu des responsables qui attendaient entre six mois et un an pour assurer que les fournisseurs de matériel et de logiciels soient en phase avec le nouveau SE ».
« La migration vers un nouveau système d’exploitation peut s’avérer être aussi facile que le fait d’installer une nouvelle application, mais elle peut également être difficile et chronophage », dit Andy Hackett, vice-président des ventes auprès de TeamLogicIT. « Quelle que soit la situation, de nombreux facteurs entrent en jeu », résume Hackett. « Premièrement, Microsoft fournit-il des instructions directes relatives à la mise à niveau pour le passage du SE actuel au nouveau ? Deuxièmement, les applications du client sont-elles prises en charge par le nouveau SE ? Troisièmement, le matériel du client prend-il en charge le nouveau système d’exploitation ? Et quatrièmement, le client veut-il migrer la totalité de son environnement (programmes, paramètres, favoris, données, etc.) vers le nouveau SE ? ».
